Kontrolorji so pogosto najbolj obremenjeni uporabniki Excela v podjetju. Vsak mesec: izvoz glavne knjige, razvrščanje kontov v postavke, primerjava s planom, preverjanje, ali se vsote ujemajo, oblikovanje — in šele nato analiza, za katero je ostalo malo časa. Qlik lahko vse razen analize naredi sam.
Mesečni krog v Excelu
- Izvoz prometa iz knjigovodskega programa.
- Razvrstitev kontov v postavke poročila (VLOOKUP na šifrant).
- Dodajanje plana, izračun odstopanj in YTD.
- Preverjanje, ali so vsi konti razvrščeni in se vsota ujema s knjigovodstvom.
- Oblikovanje in pošiljanje vodstvu.
Koraki 1–4 so vsak mesec enaki. To je delo za aplikacijo, ne za kontrolorja.
Poročilo v Qliku
Postavke v vašem Excelu
Ključ do poročila, ki ga kontrolor obvlada sam: razvrstitev kontov v postavke ostane v Excelu, ki ga vzdržujete vi. Ko odprete nov konto, ga dopišete v Excel — aplikacija ga ob naslednjem osveževanju upošteva. Razvijalca za to ne potrebujete.
Excel ima dva lista:
- Konti: stolpca Konto in Postavka (npr. 7600 → Prihodki od prodaje).
- Postavke: stolpca Postavka in Zaporedje — vrstni red v poročilu.
V skripti se oboje naloži tako:
Postavke:
LOAD Postavka, Zaporedje
FROM [lib://Kontroling/postavke.xlsx]
(ooxml, embedded labels, table is Postavke);
Map_Konto:
MAPPING LOAD Konto, Postavka
FROM [lib://Kontroling/postavke.xlsx]
(ooxml, embedded labels, table is Konti);
Promet:
LOAD
Konto,
ApplyMap('Map_Konto', Konto, 'Nerazporejeno') as Postavka,
Datum,
Kredit - Debet as Znesek,
'Dejansko' as Scenarij
FROM [lib://Kontroling/promet.qvd] (qvd);
// Plan je pripravljen neposredno po postavkah
CONCATENATE (Promet)
LOAD Postavka, Datum, Znesek, 'Plan' as Scenarij
FROM [lib://Kontroling/plan_2026.xlsx]
(ooxml, embedded labels, table is Plan);Več o ApplyMap in združevanju dejanskih podatkov s planom v vodičih Nalaganje podatkov in Podatkovni model.
Predznaki: en trik, ki poenostavi vse
Zgornja skripta računa Kredit - Debet. Prihodki so tako pozitivni, stroški negativni. Posledice:
- Poslovni izid je navadna vsota vseh postavk — v tabeli ga dobite kot seštevek, brez posebnega izraza.
- Odstopanje je vedno »dejansko − plan« in pozitivno odstopanje je vedno ugodno: več prihodkov ali manj stroškov. Obarvanje je zato enotno za vse vrstice.
Pri prikazu lahko stroške prikažete brez minusa z obliko števil #.##0;#.##0, če to vodstvo raje bere.
Mere
| Stolpec | Izraz |
|---|---|
| Dejansko | Sum({<Scenarij={'Dejansko'}>} Znesek) |
| Plan | Sum({<Scenarij={'Plan'}>} Znesek) |
| Odstopanje | [Dejansko] - [Plan] |
| YTD dejansko | Sum({<Scenarij={'Dejansko'}, Mesec=, MesecSt={"<=$(=Max(MesecSt))"}>} Znesek) |
| YTD plan | Sum({<Scenarij={'Plan'}, Mesec=, MesecSt={"<=$(=Max(MesecSt))"}>} Znesek) |
Dimenzija tabele je Postavka, razvrščena po polju Zaporedje. MesecSt je številka meseca (1–12) iz koledarja; za YTD izbor meseca počistimo in vzamemo vse mesece do izbranega. Podrobneje v vodiču Glavni koledar.
Kontrola: nerazporejeno
Konti, ki jih v Excelu še ni, dobijo postavko Nerazporejeno. Na vrh lista postavite KPI:
Sum({<Scenarij={'Dejansko'}, Postavka={'Nerazporejeno'}>} Znesek)Dokler kaže 0 €, je vse razvrščeno in poslovni izid se ujema s knjigovodstvom. Če ni nič, kliknite nanj — v tabeli vidite točno tiste konte, ki jih morate dopisati v Excel. To je mesečni »uskladitveni« korak, ki prej vzame pol ure, zdaj pa nekaj sekund.
Kako poročilo pride do vodstva
- Neposreden dostop. Najboljše: vodstvo poročilo odpre samo in klikne na postavko, ki ga zanima. Odgovor na »zakaj so stroški storitev višji?« je en klik stran.
- PDF po e-pošti. V Qlik Cloud se na list naročite z urnikom, npr. vsak 5. delovni dan v mesecu.
- Oblikovan Excel ali PowerPoint. Če vodstvo želi točno določeno predlogo, jo razvijalec pripravi s Qlik NPrinting ali s poročanjem v Qlik Cloud — številke se vanjo vstavijo samodejno.